ريادة الأعمال

فوائد أستخدام أدوات إدارة المشاريع لتطوير أعمالك 2021.

إدارة المشاريع.

فوائد أستخدام أدوات إدارة المشاريع لتطوير أعمالك 2021.

أدوات إدارة المشاريع الجيدة من شأنها أن تسهل العملية الإدارية للمشروع ككل سواء على المدراء القائمين على المشروع أو باقي أعضاء فريق العمل.

تتطلب إدارة مشروع ما إبقاء أعضاء الفريق على علم واطلاع بكل مستجدات العمل والمهام المكلفين بها سواء من حيث مواعيد التسليم ومتابعة النقاشات أو الملاحظات والتعديلات التي قد تتطلبها مهمة ما، وهذا يتطلب تواصل ومتابعة دائمة مع كل أعضاء الفريق، وهنا يأتي دور مثل هذه الأدوات لتسهيل عمليات التواصل والمتابعة وجعلها أكثر فعالية وكفاءة وتوفيرًا للوقت والجهد دون الحاجة للتواصل مع كل شخص بشكل منفرد.

بل تمثل هذه الأدوات مساحة مشتركة لكل القائمين على المشروع تمكنهم من التواصل والمشاركة والاطلاع ومتابعة كل ما يخص المشروع أولًا بأول ودون الحاجة لرسائل البريد الإلكتروني أو برامج المحادثة التي تستهلك الكثير من وقت العاملين وتركيزهم.

إدارة المشاريع

ففرق العمل التي لا تستخدم أدوات إدارة وتواصل ضمن بيئة العمل ترسل ما متوسطه 300 رسالة بريد إلكتروني أسبوعيًا كرسائل داخلية ضمن الفريق الواحد، وتستغرق أكثر من ساعتين يوميًا في قراءة تلك الرسائل والرد عليها،وبالتالي كان من المهم الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع لتسريع العمل.

أيضًا، من شأن هذه الأدوات إمكانية تتبع المهام التي يعمل عليه كل شخص في الفريق، معرفة المهام التي أنجزت وما الذي يتوقع إنجازه عما قريب، إذا ما كان هناك أية ضغوط عمل على الفريق، أي من الأشخاص لديه متسع من الوقت للعمل على مزيد من المهام بحسب أخر الأعمال المكلف بها، وكل ذلك بمجرد إلقاء نظرة على لوحة التحكم الخاصة بالأداة المستخدمة ودون الحاجة للاستفسار المباشر من الأشخاص المعنيين.

بفضل كل هذه الخصائص والمزايا التي توفرها هذه الأدوات وما ينتج عنها من مرونة وانسيابية وسهولة في التحكم بالعمليات الإدارية للمشاريع وجعلها أكثر كفاءة وفعالية وإنتاجية، تشهد بيئات العمل اليوم مزيدًا من الإقبال لاستخدام منصات العمل الجماعي وأدوات إدارة المشاريع.

إذ تشير الإحصائيات إلى أن 7 من كل 10 مشاريع تقنية تستخدم إحدى أدوات إدارة المشاريع، نحو 97% من تلك المشاريع قالت إن استخدامها لهذه الأدوات مكّنها من خدمة المزيد من العملاء، وجعلها أكثر كفاءة وإنتاجية بمعدل 12% زيادة عن الوقت الذي لم تكن تستخدم فيه أي من هذه الأدوات.

ولمعرفة هذه الادوات واهمه إقرا ذالك المقال:

أفضل أدوات لإدارة المشاريع عبر الإنترنت{دليل مختصر2021}.

لماذا عليك استخدام أدوات إدارة المشاريع؟!

هذه بعض أسباب لاستخدام أدوات إدارة المشاريع اهمه ما يلي:

1.تقوية التواصل بين أعضاء الفريق:

أحد أهم فوائد أدوات إدارة المشاريع، هي تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق عبر المراسلات والإشعارات. إذ يمكن أن يعلّق أي موظف على أيّ مهمة من مهام المشروع مباشرة، وسيَراها المشرفون والعاملون على تلك المهمة فورًا، بحيث يمكنهم الرد والتعقيب عليها.

إدارة المشاريع

كما يمكن لأعضاء الفريق إرفاق ملفات أو صور مع الرسائل والتعاليق بسهولة ويسر. والأفضل من كل هذا أنه يمكنك العودة وحذف أو تعديل أي تعليق سابق إن احتجت إلى إضافة معلومة أو ملف ما. وهذا غير ممكن في وسائل التواصل الأخرى، مثل الرسائل الصوتية، ورسائل البريد الإلكتروني، إذ أنه بمجرد إرسال الرسالة فلا يمكن التراجع عنها.

2.القيادة وتنظيم الفوضى:

إدارة المشاريع مهمة لأنها تجلب القيادة والتوجيه للمشاريع. بدون إدارة المشروع يمكن أن يكون الفريق مثل السفينة بدون دفة تتحرك ولكن دون توجيه أو سيطرة أو غرض. القيادة تمكن للفريق بالقيام بعمله الأفضل. توفر إدارة المشروع القيادة والرؤية والدافع وإزالة حواجز الطرق والتدريب وإلهام الفريق للقيام بعملهم الأفضل. يخدم مديرو المشروع الفريق ولكنهم يضمنون أيضًا خطوطًا واضحة للمساءلة. مع وجود مدير مشروع في مكانه لا يوجد أي تشويش حول من هو المسؤول والتحكم في كل ما يحدث في المشروع. يقوم مديرو المشروع بفرض العملية وإبقاء الجميع في الفريق متفقين أيضًا لأنهم في النهاية يتحملون مسؤولية ما إذا كان المشروع قد فشل أو نجح. حيث أن الإدارة العليا للمؤسسات والشركات من رجال الأعمال ومسؤولين تنفيذيين تنشغل بالمسؤوليات اليومية لإدارة العامة  يصبح من الأهمية بمكان إيلاء مسؤولية الإشراف على مشاريع الشركة إلى مدراء للمشاريع محترفون ومتخصّصون. وذلك يساعد على تنفيذ المشاريع في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية وبأقل قدر من الاضطراب لبقية الأعمال. الفوضى تحصل بشكل طبيعي في بيئة المشاريع وتتمثل الوظيفة الأساسية لإدارة المشروع في تنظيم وتخطيط النشاطات والمهام لترويض هذه الفوضى. هذا التنظيم يضمن الوصول إلى النتائج المرجوة من المشروع في مسار واضح تم تحديده من البداية إلى النهاية.

3.ميزة تنافسية:

توفر الإدارة الفعالة للمشاريع للشركات ميزة تنافسية لأن من الممكن أن تكون مجالات المشاريع ليست من الأختصاصات التي يعرفها أصحاب الأعمال والقيادة العليا للشركة الذين يسعون باستمرار من أجل البقاء في دائرة التنافس. وهنا تساعد إدارة المشاريع صاحب العمل عن طريق استخدام الخبراء في المجالات المطلوبة أما صاحب العمل فله أن يكتفي بالعمل كمستشار للمشروع. يمكن لمدير المشروع تقسيم أي مشروع إلى أقسام أصغر وتوفير جداول زمنية ومقاييس تتعلق بالنجاح تساعد صاحب العمل على تحديد الجدوى الحقيقية للمشروع.

4.المساعدة على التخطيط للمشروع:

التخطيط للمشروع هو المرحلة الأولى من إدارة المشروع، ولعلها المرحلة الأهم، لأنّ أيّ ضعف أو ثغرة في الخطة يمكن أن يجهض المشروع بأكمله.

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تسهيل عملية التخطيط للمشاريع، وتقليص الوقت اللازم لها. مثلًا يمكن أن تساعدك على توزيع المهام وجدولتها، وتقدير الميزانية، وتحديد الأهداف ومواعيد التسليم، وغيرها من أركان التخطيط.

5.تحقيق الأهداف بطريقة أسرع:

إن دور إدارة المشاريع في الأساس هو تحويل الأفكار إلى واقع، فهي تعلمك كيفية التخطيط ووضع الميزانية وترتيب الأولويات من أجل تنفيذ المشاريع. من السهل وضع هدف دون خطة، ويمكنك أن تفعل ذلك لساعات أو أسابيع أو ربما شهور في حال ازدحام العمل. لكنه إذا أردت أن تفكر في أهدافك كما يقوم مدير المشاريع، فإن عليك وضع خطوات قابلة للتنفيذ لتحقيق تلك الأهداف. سيساعدك أيضًا على التعرف على التحديات المستقبلية، وتوجيه تركيزك نحو الأمور الهامة.

6.إدارة المخاطر:

تعتبر إدارة المخاطر من المعارف الأساسية المطلوبة في إدارة المشاريع وكذلك إدارة عمليات المؤسسة بشكل عام. وهي من العوامل الحاسمه في نجاح المشروع لأنها تضمن مراقبة المخاطر بشكل صحيح وتخفيفها لتجنب أن تصبح مشكلات. إن وجود إدارة المشاريع يجعل من إدارة المخاطر عملية أساسية من العمليات اليومية في المشروع مما يساعد على تحديد وإدارة وتخفيف المخاطر في الوقت المناسب. تتطلب الممارسة الجيدة لإدارة المشاريع أن يقوم مدير المشروع بتحليل دقيق لجميع المخاطر المحتملة للمشروع وتحديد حجمها ووضع خطة لتلافيها أو تخفيف أثرها ووضع خطة للطوارئ في حال تحقق أي منها. وبطبيعة الحال يجب إعطاء الأولوية للمخاطر وفقًا لاحتمالات حدوثها وتخصيص الاستجابات المناسبة لكل خطر. لذلك تعتبر إدارة المشاريع مهمة في هذا الصدد لأنها تضم وضع المخاطر ضمن التخطيط العام للمشروع.

7.توفير المال:

توفر أدوات إدارة المشاريع منصة واحدة لتنظيم المهام، والتواصل وتشارك الملفات، والتعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق. وكذلك تتبع تقدم كل مرحلة من مراحل المشروع، وهذا لن يوفر عليك الوقت فحسب، بل سيوفر المال أيضًا. فالوقت الذي كنت تهدره أنت وأعضاء فريقك، يُمكن أن يُستخدم لتسليم مشاريع أخرى.. وبالتالي تحسين إنتاجية الفريق وأدائه. وهذا سيُترجَم إلى مداخيل مالية إضافية.

كانت هذه بعض أهم أسباب وفوائد الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع. نحن نعيش في عصر السرعة والتكنولوجيا، وأيّ شركة تفشل في الاستفادة من التقنيات المتاحة حاليًا وإدماجها في سير العمل؛ ستعجز عن المنافسة على المدى البعيد.

الخلاصة:

تعتبر إدارة المشاريع مهمة لأنها توفر النجاح وبدونها تتعرض فرق التنفيذ والعملاء للإدارة الفوضوية والأهداف غير الواضحة والافتقار إلى الموارد والتخطيط غير الواقعي والمخاطر العالية والتسليمات ذات النوعية الرديئة وبالنهاية مشاريعا تتجاوز الميزانية ويتم تسليمها متأخرة.

كما يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تحسين سير العمل، وتيسير التنسيق والتعاون بين أعضاء فريقك، وهذا سيؤدي إلى تحسن في الإنتاجية والأداء، وزيادة أرباح الشركة وتقوية وضعها التنافسي. فماذا تنتظر؟ ابدأ الآن استخدام هذه الأدوات واجعل فريقك أكثر كفاءة وفعالية.

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى