ريادة الأعمال

تقنيات إدارة المشاريع – أهم التقنيات لتطوير النشاط التجاري لديك 2021

تقنيات إدارة المشاريع

تقنيات إدارة المشاريع – أهم التقنيات لتطوير النشاط التجاري لديك 2021

إدارة المشاريع

لقد استولت التكنولوجيا على جزء كبيرة من أغلبية الصناعات والعمليات الإنتاجية في الوقت الحالي، فلا يمكنك ان تجد قطاعا إلا وقد دخلته التكنولوجيا، تعتبر تقنية إدارة المشاريع أحد أبرز تطبيقات التكنولوجيا. كما تشمل تقنيات إدارة المشاريع العديد من الأدوات والتقنيات الرقمية التي تهدف إلى المساعدة على إدارة كل جوانب المشروع منذ البداية وحتى وقت الانتهاء او التسليم.

لم يبقى الاستثمار في تقنيات إدارة المشاريع حكرا على الشركات الكبرى، فهو ضروري ايضا للشركات الناشئة. لأنه سيسرع نموها ويقلل من التكاليف، كما ويساعدها على مواكبة المنافسين الذين بدؤوا فعلًا في الاستثمار في هذه التقنيات. سَنعرض لكم في هذه المقالة عن اهم 7 تقنيات في إدارة المشاريع المعتمدة على نطاق واسع في عالم ريادة الاعمال.

 

قد يهمك :كيف تختار فكرة لمشروع ناجح ومربح بدون عناء ..اليك الطرق

اهم 7 تقنيات في إدارة المشاريع:

1.تقنية التواصل: والذي تعتبر جوهر إدارة المشاريع:

يعتبر التواصل هو أحد البنود الأساسية في سياسة إدارة المشاريع،فبدُون التواصل سيتَعطل حركة العمل، ويذهب الانسجام بين أعضاء فريق العمل الواحد، مما يؤثر سلبًا على الإنتاجية,كما تشير اغلب الدراسات إلى أنّ المشاريع التي تتواصل بفعالية تحقق أرباحا أكبر بحوالي 55% عن غيرها، كما أنّ قدرتها على الحفاظ على موظفيها المميزين أكبر بحوالي 25%.

إداراة المشاريع

كما ان التوَاصل يقوي العلاقة بين الموظفين، ويجعلهم يشعرون بأنهم عائلة واحدة، ما يقوى فيهم روح الفريق. اذا, فأول تقنية يجب عليك أن تركز عليه عند الاستثمار في تقنيات إدارة المشاريع هي تقنية التواصل. كما ظهر في السنوات الأخيرة الكثير من تقنيات التواصل، مثل الحوسبة السحابية والشبكات الاجتماعية والتطبيقات الهاتفية وغيرها من الشبكات والتقنيات، وقد سهّلت هذه التقنيات التواصل والتفاعل بين أعضاء فريق العمل.

2.تقنية إدارة الوقت:

يتطلب إدارة وقت المشروع العمليات الرئيسية والمطلوبة لضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد ،من تحديد النشاط ، وتتابع النشاط، وتقدير موارد النشاط وتقدير الفترة الزمنية للنشاط، وإعداد الجدول الزمنى، وضبط الجدول الزمنى.

إداراة المشاريع

تعتبر نسبة الإخفاق في الالتزام بمواعيد التسليم عالية جدا. ولكن لحسن الحظ، يوجد الكثير من تقنيات إدارة المشاريع الموجهة لإدارة الوقت، والتي تقةم بخدمات من قبيل تعقب سير العمل وتقدّم المشاريع، وحساب ساعات العمل، وإعداد الفواتير، وتنظيم مناوبات العمل. سنقدم لكم بعض من برامج وأدوات إدارة الجداول الزمنية للمشاريع:

*Toggl:نعنبر هذا من إحدى أشهر أدوات إدارة الوقت، كما انها صالحة لإدارة الوقت الشخصي، كما انها صالحة لإدارة جداول أعمال المشاريع، تتميز عن غيرها بسهولة الاستخدام، كما تقوم بتقديم خدمات تعقب الوقت، وتقوم بمساعدك على تقليل الوقت الضائع في العمل وتحسين استغلاله عبر تجنب الأمور التي تعطّل سير العمل.

*myhours: هذا ألاداة تمكّنك من تتبع ساعات العمل، وإعداد تقارير مفصلة حول جدول العمل، وكيف يمضى الموظفون أوقاتهم، ومدى التقدم الحاصل في سير العمل.

3.تقنية إدارة فرق العمل والموظفين:

المدير هو الشخص الاساسي المعني في تحقيق النجاح بإدارة المشاريع وإنجازها، ولكي ييمكن أي مدير من النجاح في مهماته يجب عليه جمع فريق عمل متجانس يساعده على تحقيق هذا الهدف. وتشتمل مهام المدير على وضع الرؤى والخطط المستقبلية للمشاريع وتحديد الأهداف التي يجب تحقيقها، كما يجب عليه تقديم المساعدة لفريق عمله كي يتمكنو من تنفيذ هذه الخطط والإلتزام بها وإنجازه في الوقت المطلوب.

ولكن لحسن الحظ، يوجد العديد والكثير من الأدوات التي يمكن أن تساعد اي شخص على إدارة فريق العمل في كل مراحل المشاريع، تمكّنك هذه الأدوات من متابعة مدى تقدم كل موظف في عمله، كما ان هذه الادوات تقوم بتقديم الاقتراحات، ومراجعة الأعمال فوريًا.

من التطبيقات التي يمكن أن تساعدك على إدارة فريق عملك:

*Clockify: هذا تطبيق مجاني يستخدم في إدارة الجداول الزمنية لفرق العمل، يقوم بمتابعة ساعات عمل كل موظف، مع متابعة المشروع الذي يعمل عليه.

*nTask: منصة مجانية تم إنشائه للعمل التعاوني كما انها مناسبة لمجموعات المشاريع المترابطة. تستطيع من خلاله تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر، كما يمكنك من خلاله إعداد الميزانية والفواتير وغيرها من المهام.

4.تقنية إدارة الميزانية:

تكون الميزانية الجيدة محددة قدر الإمكان وتجمع الموارد والكميات والتكاليف. من الجيد اولاً ان تقوم بتحديد ماهي الموارد المادية المطلوبة وماهي الكميات المطلوبة لكل صنف من أصناف الموارد من أجل تحقيق الأهداف التي حددتها. ويجب عليك تقسيم هذه الموارد إلى أصناف وفئات مختلفة مثل الموارد البشرية، والمعدات التقنية، والمواد، والاتصالات. يجب عليك القيام بإعداد قائمة بكل ما تحتاجه والكمية المطلوبة وتوخي الدقة قدر الإمكان.

كما يعتبر حوالي 50% من المشاريع تقوم بتجاوز الميزانية المُحدّدة لها. ويعتبر هذا ألامر مقلق لكل مديرين المشاريع بلا استثناء. مشكلة تجاوز الميزانية المحددة والإنفاق الزائد هي مشكلة شائعة، لهذا السبب فإنّ الشركات والمشاريع التي تنجح في حل هذه المشكلة، وتتمكن من ضبط ميزانيات مشاريعها، ستكون لها ميزة تنافسية عالية جدا.

كما يوجد الكثير من التطبيقات والأدوات المخصّصة في مساعدة الشركات وأصحاب الأعمال على إدارة ميزانياتهم على أسس علمية. ومن هذه التطبيقات:

*mint: برنامج يقوم بتوفير مجموعة من الميزات لمساعدتك على إدارة الميزانية، فيحلل الإنفاق والموارد، كما يقوم بتقديم العديد من اقتراحات بخصوص تنظيم الميزانية والإنفاق.

*quickbooks: هو تطبيق محاسبي يمكّنك من خلاله متابعة المصاريف، وإعداد الفواتير والتقارير المالية.

*scoro: هذه أداة تساعدك في الإدارة المالية للشركة، كما تساعدك ايضا على التخطيط للميزانية، والتحليل وإعداد التقارير المالية وعرض مقاييس الأداء وغيرها.

5.تقنية إدارة البيانات:تعتبر احد أهم تقنيات إدارة المشاريع:

تعتبر إدارة البيانات من أفضل تقنيات إدارة المشاريع الحديثة، ولقد أصبحت البيانات في الااوان الأخيرة لا تقل أهمية عن الموارد المالية،كلما عرفت أكثر عن عملائك وعن السوق والمنافسين،كلما زادت فرصتك في النجاح والتفوق.

مهمة إدارة البيانات ليست سهلة كما يعتقد البعض، فالأمر لا يختصر على تجميع البيانات، بل يشمل العديد من الأمور منها: تخزين البيانات وتأمينها وإنشاء نسخ احتياطية منها، وتحليلها وكيفية الإستفادة منها لتقييم الأداء العام للشركة، ورصد اماكن الخلل، وتقييم أداء الموظفين والمشاريع، وتحليل التكاليف وتقليل النفقات، وتحسين فهم سلوكيات المستهلكين واتجاهات السوق.

يوجد العديد من ألادوات المختصه في إدارة البيانات وتخزينها وتحليلها، منها:

*AWS: تمكّنك من تخزين البيانات وإدارتها من مكان العمل،كما انها مثالية للمشاريع التي لديها عدد كبير من البيانات.

*Informatica: منصة تستخدم تقنيات تعلم الآلة، تساعدك في إدارة بيانات المشروع. وتقوم بتقديم خدمات متكاملة تشمل تحليل البيانات ونقلها،كما انها مناسبة للمشاريع التي تعتمد مقاربة العمل الرشيقة.

*chartio: تساعدك على عرض البيانات وتقديمها وإنشاء مخططات ورسوم بيانية كما تساعدك ايضا على فهم البيانات واستخلاص الأنماط منها.

6. تقنية أدوات أتمتة المهام:

تعتبر أتمتة المهام والأنشطة الروتينية إحدى فوائد تقنيات إدارة المشاريع وهذا سيفسح للموظفين المزيد من الوقت للتفرغ لمهام أخرى، ويسرّع سير العمل.

تقنيات إدارة المشاريع

كما يوجد العديد من أدوات الأتمتة المناسبة للمشاريع، منها:

*Zapier:هذه ألااداة تتيح لك ربط التطبيقات مع بعضها، مثل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية ومنصات العمل التعاوني وغيرها مع بعضها البعض.

*integrify: يمكنك من خلاله تصميم وتنفيذ وأتمتة العمليات بناء على خطة العمل وعلى قواعد محددة، كما تتيح لك تبادل الملفات والبيانات بين أعضاء فريق العمل.

7.تقنية توحيد سير العمل:

تعتبر وحدت سير العمل أكبر ميزة لتقنيات إدارة المشاريع الحديثة،كما وجمعت كل الوظائف في بوتقة واحدة. فتقنيات إدارة المشاريع الحديثة مكنت الشركات وفرق العمل من إنجاز مشاريعها بمجهود وتكلفة قليل، وفي وقت أقصر.

تقنيات إدارة المشاريع

لم تعد الشركات بحاجة إلى معالجة كل مهمة على حدى، كما يمكن إكمال مهام المشروع من مكان واحد بفضل تقنيات إدارة المشاريع، سواء تعلق الأمر بالتواصل بين أعضاء فريق العمل وإعداد التقارير وتجميع البيانات وتخزينها وتحليلها، أو حتى تتبع أداء الموظفين وسير العمل وقياس الإنتاجية.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى